Numéro KVK, RSIN ou numéro de TVA : lequel stocker ?

Vous concevez une table clients et il vous faut une colonne qui identifie une entreprise néerlandaise. Un collègue dit « prenez simplement le numéro de TVA ». Un autre dit « le numéro KVK, évidemment ». Un troisième évoque le RSIN. Tous ont raison sur un point, et un mauvais choix ne se révèle que des mois plus tard, quand le premier entrepreneur individuel s’inscrit et que votre colonne TVA reste vide.

Cet article compare les quatre numéros qu’une entreprise néerlandaise peut avoir, explique à quoi sert chacun et se termine par un modèle de données qui tient la route en pratique.

Quatre numéros, quatre rôles

Le système néerlandais n’a pas un numéro d’entreprise unique mais plusieurs, chacun délivré dans un but différent. Les confondre est l’erreur la plus courante dans les intégrations avec des données néerlandaises.

Le numéro KVK compte 8 chiffres et identifie l’immatriculation au registre du commerce. Le RSIN compte 9 chiffres et identifie une personne morale à des fins fiscales. Le numéro de TVA ressemble à NL + 9 chiffres + B + 2 chiffres et identifie l’unité assujettie à la TVA. Le numéro d’établissement (vestigingsnummer) compte 12 chiffres et identifie un site ou un établissement d’une entreprise.

La répartition pratique est facile à retenir. Le numéro KVK répond à « cette entreprise existe-t-elle et de qui s’agit-il », le numéro de TVA répond à « que mets-je sur la facture », le RSIN apparaît dans les contextes fiscaux et déclaratifs, et le numéro d’établissement répond à « de quel site parle-t-on ». Pour le détail de chacun, consultez nos pages sur le numéro KVK et le RSIN.

Pourquoi le numéro KVK est votre clé primaire

Si vous ne pouvez stocker qu’un seul numéro, stockez le numéro KVK. Toute entreprise du registre du commerce en a un : une BV, une fondation, une société de personnes et un entrepreneur individuel. Il est public, stable, et vous pouvez le consulter à tout moment dans le registre.

Comparez avec les alternatives. Le numéro de TVA n’existe pas pour toutes les entreprises, car quelqu’un qui n’est pas assujetti à la TVA n’en a pas, et certains entrepreneurs sont exonérés. Le RSIN n’existe pas du tout pour les entrepreneurs individuels. Un nom n’est pas unique, comme nous l’avons montré dans rechercher une entreprise néerlandaise par nom. Le numéro KVK est le seul identifiant que vous retrouverez sur chaque fiche.

Il y a un bémol : le numéro identifie l’immatriculation, pas la personne qui se trouve derrière. Un entrepreneur individuel qui ferme une entreprise et en démarre une autre obtient un nouveau numéro KVK. Si vous voulez suivre une personne dans le temps, il vous faut des données supplémentaires issues de votre propre processus, pas du registre.

Le RSIN et le numéro de TVA sont dérivés, pas interchangeables

Le mythe le plus tenace veut que le numéro de TVA se construise à partir du numéro KVK sous la forme NL + numéro KVK + B01. Ce n’est pas le cas. Un numéro KVK compte 8 chiffres, et le bloc numérique d’un numéro de TVA néerlandais en compte 9, car c’est le RSIN. Pour une BV ou une NV, NL + RSIN + B01 est un bon candidat, mais même cela reste une règle empirique. Une unité fiscale ou un second sous-numéro casse le schéma : vérifiez donc toujours le résultat auprès de VIES avant qu’il figure sur une facture. Nous expliquons la règle en détail dans déduire un numéro de TVA à partir d’un numéro KVK.

Pour les entrepreneurs individuels, le schéma ne s’applique pas du tout. Depuis 2020, leur numéro d’identification TVA est attribué de façon aléatoire, volontairement sans lien avec aucun autre numéro, afin de pouvoir être publié sans exposer un numéro de service citoyen. Une telle entreprise a un numéro KVK et un numéro de TVA, mais pas de RSIN, et aucun moyen de déduire l’un de l’autre.

C’est pourquoi l’API KVKBase ne renvoie le numéro de TVA que pour les personnes morales. Lorsque vous demandez le profil étendu avec vat=true, une BV revient avec un numéro de TVA validé, tandis qu’un entrepreneur individuel ou une VOF reçoit vat: null. Ce n’est pas une erreur, c’est le fonctionnement du registre.

curl "https://api.kvkbase.nl/v1/lookup/12345678?enrich=true&vat=true" \
  -H "Authorization: Bearer your_api_key"

Si vous avez déjà un numéro de TVA fourni par un client, par exemple saisi dans un formulaire de paiement, vous pouvez le vérifier séparément pour 1 jeton via /v1/validate/vat/{vatNumber}. La référence de l’API liste tous les paramètres.

Un modèle de données qui tient la route

Placez le numéro KVK dans une colonne dédiée, en texte et non en entier, car des zéros initiaux sont possibles. Rendez-le unique par fiche entreprise, ou par compte client si vous travaillez en B2B. Tout le reste s’y rattache.

Stockez le numéro de TVA dans une colonne distincte pouvant être nulle, avec la date de sa dernière validation. Les numéros de TVA changent de statut : une entreprise peut être radiée de la TVA tout en figurant encore au registre du commerce. Une date de « validation » vous indique l’ancienneté de votre information et vous permet de revérifier avant une facture importante.

Ne conservez le RSIN que si vous en avez réellement besoin, par exemple pour des comptes annuels ou une intégration fiscale, et stockez-le lui aussi comme pouvant être nul. Donnez aux établissements leur propre table, avec une clé étrangère vers l’entreprise et le numéro d’établissement à 12 chiffres comme clé. La différence entre les deux est expliquée dans numéro d’établissement et numéro KVK.

create table company (
  kvk_number     text primary key,
  name           text not null,
  rsin           text,
  vat_number     text,
  vat_checked_at timestamptz
);

create table branch (
  branch_number  text primary key,
  kvk_number     text not null references company (kvk_number)
);

Valider dès l’entrée

Un numéro saisi par quelqu’un est une affirmation, pas un fait. Vérifiez d’abord le format : un numéro KVK compte exactement 8 chiffres, et notre article sur les règles de validation du numéro KVK montre ce que l’on peut ou non contrôler hors ligne. Recherchez ensuite le numéro, afin de savoir que l’entreprise existe, qu’elle est active et qu’elle porte le nom indiqué par le client.

Faites-le une seule fois, au moment où le numéro entre dans votre système, et stockez le résultat. Ensuite, vous travaillez en interne avec le numéro KVK et ne cherchez de données fraîches que lorsque c’est nécessaire, par exemple lors d’une actualisation périodique ou quand un changement de statut est signalé.

En résumé

Utilisez le numéro KVK comme clé, traitez le numéro de TVA comme un attribut facultatif validé, conservez le RSIN si votre cas d’usage l’exige, et donnez à chaque établissement sa propre fiche. Cela couvre les entrepreneurs individuels, les BV et tout ce qui se trouve entre les deux sans cas particuliers dans votre code.

Envie de voir à quoi ressemble une entreprise avec tous ces numéros à la fois ? Créez un compte KVKBase, recherchez un numéro KVK avec enrich=true&vat=true et comparez les identifiants dans une seule réponse.