Vérifier la faillite et le sursis de paiement de vos fournisseurs

Un fournisseur qui fait faillite l’annonce rarement le jour même. Vous l’apprenez quand la commande n’arrive pas, quand un acompte a disparu ou quand la ligne de production s’arrête faute de pièce. Les signaux étaient là plus tôt : un sursis de paiement, une radiation, un dirigeant qui disparaît. Vous ne regardiez simplement pas.

Cet article explique comment contrôler vos fournisseurs de façon structurée, sans que cela devienne un travail à temps partiel.

Ce qui peut mal tourner avec un fournisseur

Pour les achats, il existe deux types de problèmes, qui appellent des réponses différentes.

La continuité. Un fournisseur en sursis de paiement ou en faillite livre autrement, plus tard, ou pas du tout. Les acomptes et paiements anticipés sont le premier risque : ils deviennent une créance dans la faillite et sont rarement remboursés en totalité. La clause de réserve de propriété peut aider, mais seulement si vous agissez à temps.

L’exactitude des données. Un fournisseur qui change de nom, d’adresse ou de forme juridique, ou un numéro de TVA invalide, provoque des erreurs administratives. Une facture au mauvais nom peut mettre en péril votre déduction de la TVA en amont. Le fonctionnement de la vérification VIES est expliqué dans la validation des numéros de TVA avec VIES.

Un contrôle ponctuel ne suffit pas

La plupart des organisations contrôlent un fournisseur à l’onboarding : demander un extrait KvK, vérifier le numéro de TVA, terminé. C’est nécessaire, mais c’est un instantané. Un extrait vieux de trois ans ne dit rien de la situation actuelle.

Passer régulièrement les fournisseurs en revue à la main fonctionne sur le papier. En pratique, cela se fait la première fois, puis au premier incendie. Avec des dizaines ou des centaines de fournisseurs, ce n’est tout simplement pas faisable.

Qui surveiller

Inutile de suivre tout le monde. Faites une sélection selon le degré de dépendance :

• Les fournisseurs dont la défaillance suffit à arrêter votre production ou votre service
• Les fournisseurs à qui vous versez des paiements anticipés ou des acomptes
• Les fournisseurs liés par un contrat de longue durée ou à fort volume annuel
• Les fournisseurs concernés par une exigence de conformité, par exemple dans la chaîne d’approvisionnement

Pour les autres, le contrôle à l’onboarding et une actualisation annuelle suffisent.

Les signaux à surveiller

• Sursis de paiement ou faillite, dans la mesure où la source les signale
• Radiation ou dissolution de l’entreprise
• Un numéro de TVA invalide dans VIES, lorsqu’un numéro est connu
• Une nouvelle adresse ou un autre nom, pour vos données de référence et vos factures
• Une autre forme juridique, par exemple une entreprise individuelle qui devient BV
• Un nouveau dirigeant, uniquement lorsque la source fournit les dirigeants de cette entreprise

Une alerte est une raison de regarder, pas un fait établi. Confirmez toujours une faillite dans le registre officiel des insolvabilités avant de prendre une mesure irréversible.

Comment le mettre en place

1. Rassemblez les numéros KvK de votre sélection. S’ils manquent dans votre ERP, retrouvez-les avec le point de terminaison de recherche de l’API. Un fichier existant peut être enrichi en une seule fois avec la recherche par lot.
2. Ajoutez les fournisseurs à votre liste de surveillance, en masse à partir d’une liste ou d’un CSV. Utilisez votre numéro de fournisseur comme libellé.
3. Choisissez le mode de réception. Un résumé quotidien offre aux achats une vue d’ensemble chaque matin. Un webhook signé peut créer une tâche ou mettre à jour les données de référence automatiquement.
4. Notez ce qui se passe ensuite. Qui réagit à une faillite ? Qui modifie une adresse ? Sans responsable, les alertes s’accumulent.
5. Gardez la liste propre. Ajoutez les nouveaux fournisseurs critiques, retirez ceux dont vous ne vous servez plus, afin que vos emplacements ne soient pas occupés par des sociétés que vous n’utilisez plus.

À quoi vous attendre

Le contrôle s’exécute chaque jour, pas en temps réel. Le premier contrôle sert de référence et ne déclenche aucune alerte : vérifiez donc une fois à la main un fournisseur qui vous inquiète déjà. La source peut avoir du retard sur la réalité, et pour les entrepreneurs individuels ou les fournisseurs étrangers, il y a moins de choses à suivre. Pour un numéro de TVA étranger, nous suivons la validité dans VIES, pas le reste des données de leur registre.

Le coût : la surveillance fait partie des offres payantes. Starter surveille 10 entreprises, Pro 100 et Business 1 000. L’offre gratuite n’inclut pas la surveillance. Voir les tarifs.

Une courte instruction de travail

Un exemple que vous pouvez reprendre :

• Alerte faillite ou sursis : listez les commandes en cours et les acomptes, contactez un fournisseur alternatif, informez le service juridique.
• Alerte radiation : vérifiez le contrat, bloquez le fournisseur dans l’ERP.
• Alerte adresse ou nom : mettez à jour les données de référence, et après un changement de nom, vérifiez que le numéro de TVA correspond toujours.
• Alerte numéro de TVA invalide : suspendez le paiement jusqu’à ce que le fournisseur confirme le numéro.

D’où vient souvent le risque fournisseur

Beaucoup de mauvaises surprises sont prévisibles. Un fournisseur qui livre en retard depuis des mois, un interlocuteur habituel qui part, une nouvelle adresse dans un bâtiment moins cher : anodin isolément, mais révélateur en tant que schéma. Le registre ne dit pas pourquoi, mais un changement vous donne une raison de décrocher le téléphone. Un court échange avec le responsable de compte du fournisseur en dit souvent plus qu’un rapport, et il ne coûte que dix minutes.

Combinez donc les alertes avec ce que vous savez déjà en interne. Faites lire le service qui parle chaque jour au fournisseur, et notez quels fournisseurs ont une alternative. Si vous savez déjà qui prendrait le relais, une alerte relève de la routine plutôt que de la panique.

Pour aller plus loin

• Surveillance des fournisseurs : la page consacrée à ce cas d’usage
• Surveillance des entreprises : comment fonctionne la surveillance
• Alertes de modification KvK : e-mail, résumé et webhook
• Surveiller le risque débiteur grâce aux modifications KvK