Dédoublonner les entreprises de votre CRM grâce au numéro KVK

Cherchez « Van Dijk » dans votre CRM. Il y a de fortes chances que vous trouviez Van Dijk Beheer B.V., Van Dijk Beheer, Van Dijk bv et un « Fietsen Direct » à part, tous correspondant au même client. L’un a été créé par les ventes, l’un est arrivé par un formulaire web, l’un a été importé depuis le logiciel de comptabilité. Personne n’a rien fait de mal, et pourtant vous avez maintenant quatre fiches, quatre devis ouverts, et un commercial qui ignore que son collègue parle au même client depuis trois semaines.

Cet article montre comment résoudre ce problème avec le numéro KVK : nettoyer une fois, puis s’assurer que les doublons ne reviennent pas.

Pourquoi le nom de l’entreprise est une mauvaise clé

La plupart des CRM dédoublonnent par défaut sur le nom, parfois combiné au domaine ou au code postal. Cela fonctionne pour des contacts avec une adresse e-mail, mais pas pour des entreprises. En pratique, une même société a plusieurs noms : la dénomination statutaire figurant dans l’acte de constitution, un ou plusieurs noms commerciaux, et la variante qu’un collaborateur tape de mémoire. La différence entre « B.V. » et « BV » ne signifie rien pour une personne et tout pour une règle de rapprochement. La distinction entre dénomination statutaire et nom commercial est expliquée sur notre page consacrée au nom commercial et à la dénomination statutaire.

Cela échoue aussi dans l’autre sens. Deux sociétés différentes peuvent avoir des noms quasi identiques, et vous fusionnez alors les mauvaises. Un nom est une étiquette, pas une identité.

Le numéro KVK est une identité. Il comporte huit chiffres, il est unique par immatriculation et il ne change pas lorsque la société déménage, ajoute un nom commercial ou change d’image de marque. Pour les sociétés immatriculées aux Pays-Bas, c’est la clé que vous cherchez.

Étape 1 : donner un numéro KVK à chaque entreprise

Un CRM qui ne contient que des noms n’a pas encore de numéros KVK : la première tâche consiste donc à les trouver. Commencez par les fiches pour lesquelles le numéro existe déjà : sur les factures, dans le logiciel de comptabilité, dans le pied de page d’un devis ou sur le site web du client. Cela couvre souvent un tiers à la moitié de vos fiches.

Pour les autres, utilisez le point de terminaison de recherche avec le nom, et filtrez les résultats sur la ville indiquée dans votre CRM. En cas de doute, ne retenez jamais automatiquement le premier résultat. Faites confirmer par une personne dès qu’il y a plusieurs candidats, et affichez l’adresse à côté de chacun, car on reconnaît une adresse plus vite qu’un numéro.

import requests

API_KEY = "your_api_key"
HEADERS = {"Authorization": f"Bearer {API_KEY}"}

def find_candidates(name: str, city: str) -> list[dict]:
    r = requests.get(
        "https://api.kvkbase.nl/v1/search",
        params={"q": name},
        headers=HEADERS,
        timeout=10,
    )
    r.raise_for_status()
    results = r.json()["results"]
    return [c for c in results if c["city"].lower() == city.lower()]

Si vous disposez déjà d’une liste de numéros KVK et voulez des informations à jour, le point de terminaison par lot en accepte jusqu’à 25 par requête. Une recherche de base coûte 1 jeton par entreprise, 2 avec enrichissement. Les détails figurent dans la documentation de l’API.

Étape 2 : regrouper par numéro KVK et voir ce qui reste

Une fois les numéros en place, le dédoublonnage se résume à un regroupement. Tout ce qui porte le même numéro KVK est une seule et même société. Un export de votre CRM et quelques lignes de code vous donnent la liste des groupes comptant au moins deux fiches.

Vient ensuite le vrai travail, qui n’est pas technique. Pour chaque groupe, vous devez décider quelle fiche survit et ce qu’il advient des autres. Quelques règles empiriques qui fonctionnent bien :

• La fiche ayant le plus d’activité (affaires ouvertes, points de contact récents) devient la fiche principale.
• Les contacts, notes et affaires sont déplacés vers la fiche principale, pas supprimés.
• Le nom, l’adresse et la forme juridique sont repris du registre du commerce, et non de la fiche qui se trouve être la mieux renseignée.
• Les anciens noms sont conservés comme alias, de sorte qu’une recherche sur « Fietsen Direct » retrouve toujours la société.

Presque tous les CRM disposent d’une fonction de fusion qui s’en charge correctement, y compris la réaffectation des affaires liées. Utilisez-la plutôt que de copier à la main. Et exportez d’abord, car une fusion ne peut pas être annulée dans la plupart des systèmes.

Les pièges que l’on ne découvre qu’en pratique

Un numéro KVK, plusieurs établissements. Une chaîne de quarante magasins est une société avec quarante établissements. Si vous fusionnez tout sur le numéro KVK, les sites individuels disparaissent de votre CRM. Pour les conserver, stockez le numéro d’établissement sur la fiche du site et n’utilisez le numéro KVK que pour reconnaître la société mère. Le fonctionnement est expliqué dans notre article sur le numéro KVK et le numéro d’établissement.

Entrepreneurs individuels. Pour un entrepreneur individuel, l’entreprise et la personne sont la même partie. Le numéro KVK existe, mais un même entrepreneur peut détenir plusieurs immatriculations, par exemple pour deux activités différentes. Formellement, ce sont deux entreprises, même si c’est la même personne qui décroche le téléphone.

Groupes et holdings. La société mère et sa filiale ont chacune leur propre numéro KVK et doivent rester distinctes, même si le même dirigeant se trouve derrière les deux. Pour représenter le lien, utilisez un champ « société mère » dans votre CRM plutôt qu’une fusion.

Clients étrangers. Un client allemand ou belge n’a pas de numéro KVK néerlandais. Laissez-les en dehors de ce dédoublonnage et utilisez un autre identifiant, comme le numéro de TVA.

Entreprises radiées. Il arrive qu’un des doublons appartienne à une société radiée. Ce n’est pas une raison de le supprimer, mais c’est une raison de le signaler. Vous voulez savoir qu’il n’y a plus rien à vendre de ce côté.

Étape 3 : empêcher le retour des doublons

Nettoyer sans prévenir revient à une corvée annuelle. L’effet durable se joue au moment de la saisie. Veillez à ce qu’une nouvelle société ne puisse être créée que via un champ de recherche qui interroge le registre du commerce, et stockez le numéro KVK à ce moment-là. Avec le point de terminaison d’autocomplétion, l’utilisateur tape quelques lettres et choisit une société dans la liste, après quoi le nom, l’adresse et le numéro sont renseignés. C’est plus rapide qu’une saisie libre et cela ne produit aucune variante.

Vérifiez ensuite à l’enregistrement si ce numéro KVK existe déjà. Si oui, l’utilisateur ouvre la société existante au lieu d’en créer une seconde. Si vous ne pouvez pas intégrer cela directement dans votre CRM, la plupart des systèmes le permettent via un webhook ou un workflow qui contrôle le numéro KVK à la création. Un exemple plus complet d’enrichissement à la création se trouve dans l’enrichissement automatique des données d’entreprise du CRM.

Prévoyez aussi un contrôle périodique, par exemple chaque trimestre. Une courte requête qui regroupe par numéro KVK et liste tout ce qui compte plus d’une fiche suffit. Vous repérez ainsi les doublons en quelques semaines plutôt qu’après deux ans.

Ce que vous y gagnez

Le gain tient moins à une base plus propre qu’à ce que vous pouvez en faire ensuite. Les rapports de chiffre d’affaires par client sont de nouveau justes, car le chiffre d’affaires n’est plus réparti sur quatre fiches. Les ventes cessent d’appeler deux fois, et la facturation part vers la bonne adresse. Et si vous voulez plus tard savoir quels clients font faillite ou déménagent, vous pouvez le suivre, car vous disposez d’une clé fiable par société.

Envie d’essayer ? Créez un compte KVKBase, recherchez vos premiers numéros KVK et voyez combien de doublons contient votre CRM. Pour en savoir plus sur la connexion des données d’entreprise à votre CRM, consultez notre page enrichissement CRM.