15 minutes de recherche manuelle par nouveau client
Fiscaal Digitaal est un cabinet comptable moderne d'Utrecht qui traite plus de 200 nouveaux clients par mois. Des indépendants aux entreprises de taille moyenne, chaque nouveau dossier commence par la collecte des informations de l'entreprise. Et c'est précisément là que le bât blessait.
L'accueil d'un nouveau client demandait en moyenne 15 minutes de recherche manuelle. Un collaborateur devait chercher le numéro KVK sur le site de la chambre de commerce, ressaisir les informations de l'entreprise dans le système client, trouver et valider le numéro de TVA, puis vérifier que tout correspondait à ce que le client avait fourni.
Ce processus était non seulement long, mais aussi source d'erreurs. Fautes de frappe dans les raisons sociales, codes postaux erronés, numéros de TVA invalides : cela arrivait régulièrement. Or, en comptabilité, des informations d'entreprise incorrectes ont des conséquences financières directes. Un numéro de TVA erroné dans une déclaration peut entraîner des amendes et des redressements.
Avec plus de 200 nouveaux clients par mois, l'équipe passait plus de 50 heures par mois à saisir et vérifier ces informations à la main. Un temps qui aurait été bien mieux employé pour le travail comptable proprement dit.
Un accueil automatisé avec le widget KVKBase
Fiscaal Digitaal a intégré le widget KVKBase à son formulaire d'accueil en ligne. Lorsqu'un nouveau client remplit le formulaire, il lui suffit de saisir son numéro KVK. Le widget récupère alors automatiquement toutes les informations de l'entreprise : raison sociale, adresse, forme juridique, codes SBI et numéro de TVA.
Le numéro de TVA est immédiatement validé auprès de la base VIES, ce qui garantit au cabinet que le numéro est correct et actif. Le client voit les informations préremplies et les confirme d'un clic. L'ensemble du processus prend désormais 30 secondes au lieu de 15 minutes.
<!-- Formulaire d'accueil en ligne -->
<form id="client-intake">
<label>Numéro KVK</label>
<input type="text" id="kvk-nummer"
placeholder="Saisissez votre numéro KVK" />
<!-- Rempli automatiquement par KVKBase -->
<label>Raison sociale</label>
<input type="text" id="bedrijfsnaam" readonly />
<label>Numéro de TVA</label>
<input type="text" id="btw-nummer" readonly />
<label>Adresse de l'entreprise</label>
<input type="text" id="adres" readonly />
</form>
<script src="https://widget.kvkbase.nl/embed.js"
data-field-kvk="#kvk-nummer"
data-field-name="#bedrijfsnaam"
data-field-vat="#btw-nummer"
data-field-address="#adres">
</script>Les informations validées sont ensuite transmises automatiquement à Exact Online et Twinfield, les logiciels comptables utilisés par Fiscaal Digitaal. Aucune intervention manuelle n'est nécessaire. Le collaborateur reçoit un dossier client complet et validé, immédiatement exploitable.
La mise en place du widget dans le formulaire d'accueil existant a pris moins d'une journée. Aucune intégration d'API complexe, aucune modification côté serveur : il a suffi d'ajouter un seul script au formulaire HTML. Le widget s'adapte automatiquement au thème du site et s'intègre naturellement au design existant.
Un processus d'accueil transformé
Avant
- 15 minutes de recherche manuelle par client
- Visite du site du KVK et ressaisie des informations
- Recherche et validation manuelles du numéro de TVA
- Erreurs régulières dans les informations des entreprises
- Plus de 50 heures par mois de tâches administratives
- Des numéros de TVA erronés qui obligeaient à corriger après coup
Aujourd'hui avec KVKBase
- 30 secondes par nouveau client
- Le client saisit lui-même son numéro KVK
- Numéro de TVA validé automatiquement via VIES
- Zéro erreur grâce aux données issues directement de la source
- L'équipe se concentre sur la comptabilité, pas sur la saisie
- Informations transmises automatiquement à Exact Online
De la charge administrative à un accueil fluide
L'impact sur le quotidien de Fiscaal Digitaal a été considérable. Le processus d'accueil qui prenait auparavant 15 minutes est tombé à 30 secondes. Ce n'est pas une amélioration marginale : c'est un changement profond dans la façon dont le cabinet travaille.
Le principal gain concerne la fiabilité des données. Depuis la mise en place de KVKBase, le cabinet n'a traité aucun numéro de TVA erroné. Chaque numéro est immédiatement validé via la base VIES, ce qui rend impossible l'entrée d'un numéro invalide dans le système. Le risque de redressements et d'amendes disparaît complètement.
Avec plus de 200 clients traités chaque mois, le cabinet gagne désormais des dizaines d'heures par mois. Ce temps est consacré à ce que les comptables font de mieux : conseiller et préparer les déclarations, au lieu de ressaisir des données.
L'ensemble du processus d'accueil est passé de 15 minutes de travail manuel à 30 secondes. Le client saisit son numéro KVK et le reste est géré automatiquement.
Chaque numéro de TVA est validé automatiquement auprès de la base VIES. Les numéros invalides ou inactifs sont détectés immédiatement, ce qui évite les erreurs dans les déclarations.
Le cabinet traite plus de 200 nouveaux clients par mois grâce à l'accueil automatisé. La capacité à monter en charge s'est considérablement améliorée, sans personnel supplémentaire.
"Nos collaborateurs n'ont plus besoin de chercher à la main. Le formulaire d'accueil s'occupe de tout automatiquement."
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