KVKBase Team

Leveranciers controleren op faillissement en surseance

Hoe je leveranciers structureel controleert op faillissement, surseance, uitschrijving en een kloppend BTW-nummer, zonder ze elk handmatig na te lopen.

monitoringleveranciersinkoop

Een leverancier die failliet gaat, merk je zelden op de dag zelf. Je merkt het als de bestelling niet aankomt, als je een aanbetaling kwijt bent, of als de productielijn stilvalt omdat een onderdeel ontbreekt. De gegevens waren er eerder: surseance, een uitschrijving, een bestuurder die verdwijnt. Je keek er alleen niet naar.

Dit artikel gaat over hoe je leveranciers structureel controleert zonder dat het een parttimebaan wordt.

Wat er mis kan gaan met een leverancier

Voor inkoop zijn er twee soorten problemen, en ze vragen een andere reactie.

Continuïteit. Een leverancier in surseance of faillissement levert anders, later of niet meer. Aanbetalingen en voorschotten zijn dan het eerste risico: die staan als vordering in een faillissement en komen zelden helemaal terug. Eigendomsvoorbehoud kan helpen, maar alleen als je er op tijd bij bent.

Correcte gegevens. Een leverancier die van naam, adres of rechtsvorm verandert, of een BTW-nummer dat ongeldig is, veroorzaakt administratieve fouten. Een factuur op de verkeerde naam kan je aftrek van voorbelasting in gevaar brengen. Hoe VIES-controle in z’n werk gaat lees je in BTW-nummer valideren via VIES.

Een eenmalige check is niet genoeg

De meeste organisaties controleren een leverancier bij onboarding: KvK-uittreksel opvragen, BTW-nummer controleren, klaar. Dat is nodig, maar het is een momentopname. Een uittreksel van drie jaar geleden zegt niets over vandaag.

Periodiek handmatig nalopen werkt op papier. In de praktijk gebeurt het de eerste keer en daarna bij de eerste brand. Bij tientallen of honderden leveranciers is het ook gewoon niet te doen.

Wie moet je bewaken

Je hoeft niet iedereen te volgen. Maak een selectie op basis van afhankelijkheid:

  • Leveranciers waarvan een enkele uitval je productie of dienstverlening stillegt
  • Leveranciers waaraan je vooruitbetaalt of een aanbetaling doet
  • Leveranciers met een lange contractduur of een hoge jaaromzet
  • Leveranciers die onderdeel zijn van een compliance-eis, bijvoorbeeld in de keten

Voor de rest volstaat de controle bij onboarding en een jaarlijkse opfrisbeurt.

Welke signalen je wilt zien

  • Surseance of faillissement, voor zover de bron dat meldt
  • Uitschrijving of ontbinding van de onderneming
  • Een BTW-nummer dat bij VIES ongeldig terugkomt, als er een nummer bekend is
  • Een nieuw adres of een andere naam, voor je stamdata en facturen
  • Een andere rechtsvorm, bijvoorbeeld een eenmanszaak die een BV wordt
  • Een nieuwe bestuurder, alleen als de bron bestuurders voor dat bedrijf levert

Een melding is een reden om te kijken, geen vaststaand feit. Bevestig een faillissement altijd in het officiële insolventieregister voordat je actie neemt die je niet kunt terugdraaien.

Zo zet je het op

  1. Verzamel de KvK-nummers van je selectie. Ontbreken ze in je ERP, dan vind je ze met de KVK-zoek API. Een bestaand bestand verrijk je in één keer met de batch-lookup in de API.
  2. Voeg de leveranciers toe aan je watchlist, in bulk met een lijst of CSV. Gebruik je leveranciersnummer als label.
  3. Kies de levering. Een dagelijkse digest geeft inkoop één overzicht per ochtend. Een getekende webhook kan een taak aanmaken of de stamdata automatisch bijwerken.
  4. Leg vast wat er gebeurt. Wie reageert op een faillissement? Wie past een adres aan? Zonder eigenaar stapelen meldingen zich op.
  5. Houd de lijst bij. Nieuwe kritische leverancier erbij, vervallen leverancier eraf, zodat je plekken niet vol staan met bedrijven die je niet meer gebruikt.

Wat je mag verwachten

De controle loopt dagelijks, niet realtime. De eerste controle is een nulmeting zonder melding, dus controleer een leverancier die al zorgwekkend is eenmalig handmatig. De bron kan achterlopen op de werkelijkheid, en bij zelfstandigen of buitenlandse leveranciers is er minder te volgen. Voor een buitenlands BTW-nummer volgen we de geldigheid bij VIES, niet de rest van hun registergegevens.

Wat het kost: monitoring zit in de betaalde abonnementen. Starter bewaakt 10 bedrijven, Pro 100 en Business 1.000. Het gratis plan heeft geen monitoring. Zie de prijzen.

Een korte werkinstructie

Een voorbeeld dat je kunt overnemen:

  • Melding faillissement of surseance: openstaande orders en aanbetalingen inventariseren, alternatieve leverancier benaderen, juridische zaken informeren.
  • Melding uitschrijving: contract controleren, leverancier blokkeren in het ERP.
  • Melding adres of naam: stamdata bijwerken, bij naamswijziging controleren of het BTW-nummer nog klopt.
  • Melding ongeldig BTW-nummer: betaling aanhouden tot de leverancier het nummer bevestigt.

Waar leveranciersrisico vaak vandaan komt

Veel verrassingen zijn te voorzien. Een leverancier die al maanden laat levert, een vaste contactpersoon die vertrekt, een nieuw adres in een goedkoper pand: op zichzelf onschuldig, samen een patroon. Het register vertelt je niet waarom, maar een wijziging geeft je een aanleiding om te bellen. Een kort gesprek met de accountmanager van de leverancier levert vaak meer op dan een rapport, en het kost je tien minuten.

Combineer meldingen daarom met wat je intern al weet. Laat de afdeling die de leverancier dagelijks spreekt meelezen, en leg vast welke leveranciers een alternatief hebben. Weet je al wie het zou overnemen, dan is een melding geen paniek maar een routine.

Meer lezen