KBO-nummer opzoeken: wat het is en waar je het vindt

Wie op internet zoekt naar “KBO-nummer”, zoekt bijna altijd het ondernemingsnummer van een Belgisch bedrijf. Soms gaat het om een btw-nummer, soms om het nummer van een vestiging. De drie lijken op elkaar, en dat leidt geregeld tot fouten op facturen en in klantenbestanden. In deze gids zetten we ze naast elkaar, laten we zien waar je ze vindt en hoe je een nummer opzoekt of controleert.

Wat bedoelen mensen met een KBO-nummer?

Het ondernemingsnummer, ook KBO-nummer genoemd, is het unieke identificatienummer van een Belgische onderneming. Het heeft 10 cijfers, het eerste cijfer is 0 of 1 en de gebruikelijke schrijfwijze is 0xxx.xxx.xxx, met punten na het vierde en zevende cijfer.

In het dagelijks taalgebruik duiken meerdere namen op voor hetzelfde nummer: ondernemingsnummer, KBO-nummer, bedrijfsnummer of gewoon “het nummer van het bedrijf”. Als iemand je vraagt om een KBO-nummer door te geven, bedoelt hij het ondernemingsnummer. Het is geen aparte code naast het ondernemingsnummer.

Het nummer wordt één keer toegekend en blijft gelijk wanneer een bedrijf verhuist, van naam verandert of van rechtsvorm wisselt binnen dezelfde onderneming. Daarom is het zoveel betrouwbaarder dan een naam, want er bestaan genoeg bedrijven met dezelfde of een bijna dezelfde naam.

Het verschil met het btw-nummer

Het btw-nummer van een Belgisch bedrijf bestaat uit BE gevolgd door dezelfde 10 cijfers. Dat lijkt het simpelste voorbeeld van “twee namen, één nummer”, maar er is een belangrijk verschil: een ondernemingsnummer is niet automatisch een actief btw-nummer.

Niet elke onderneming is btw-plichtig. Sommige verenigingen, vrije beroepen of kleine ondernemers die onder een vrijstelling vallen, hebben geen btw-nummer, ook al hebben ze wel een ondernemingsnummer. Je kunt het btw-nummer dus afleiden uit het ondernemingsnummer, maar je moet apart bevestigen dat het geldig is. Dat doe je met de btw-nummer-tool, die via VIES controleert. Het volledige verschil lees je in Ondernemingsnummer, KBO-nummer en btw-nummer: het verschil.

Het verschil met het vestigingsnummer

Een onderneming kan meerdere vestigingen hebben: een winkel, een kantoor, een magazijn. Elke vestigingseenheid heeft een eigen nummer van 10 cijfers dat met 2 begint, geschreven als 2.xxx.xxx.xxx. Dat nummer identificeert de locatie, niet de onderneming.

Gebruik het vestigingsnummer dus nooit op een factuur of in een contract. Daar hoort altijd het ondernemingsnummer van de rechtspersoon of natuurlijke persoon achter de vestiging. Een nummer dat met 2 begint, is daarom meteen een signaal dat je het verkeerde nummer in handen hebt.

Zo ziet een geldig nummer eruit

Een ondernemingsnummer heeft een ingebouwde controle. De laatste twee cijfers zijn een controlegetal: 97 min de rest van de deling van de eerste acht cijfers door 97. Klopt dat niet, dan is het nummer verkeerd overgetypt of verzonnen.

Een paar vormen die je in de praktijk tegenkomt, allemaal voor hetzelfde bedrijf:

• 0821.015.819 met punten
• 0821015819 zonder punten
• BE0821015819 als btw-nummer
• 821015819 waarbij een spreadsheet de voorloopnul heeft opgegeten

De laatste is de klassieker. Excel en Google Sheets maken van een nummer met een voorloopnul een getal zonder die nul. Bewaar nummers daarom altijd als tekst, of vul ze aan tot 10 cijfers. Meer over het controlegetal en een codevoorbeeld vind je in de gids om een ondernemingsnummer op te zoeken.

Waar vind je het nummer van een bedrijf?

Bedrijven moeten hun nummer vermelden op hun communicatie. Kijk op:

• facturen, creditnota’s en offertes
• de algemene voorwaarden en contracten
• de footer of het colofon van de website
• de e-mailhandtekening en bestelbonnen

Je ziet het nummer vaak naast het btw-nummer staan. Staat er alleen een btw-nummer, haal dan de letters BE weg en je hebt het ondernemingsnummer.

Een KBO-nummer opzoeken via naam of nummer

Heb je het nummer niet, dan zoek je op naam. Geef altijd een postcode mee, want bedrijfsnamen komen vaak meermaals voor. Met de gratis tool om een ondernemingsnummer op te zoeken doe je dat zonder programmeren. Wil je liever bladeren, dan kan dat ook in de bedrijvenindex.

Voor automatisering bestaat de API. Zoeken op naam en postcode:

curl -s "https://api.kvkbase.nl/v1/be/search?q=bakkerij&postalCode=9000" \
  -H "Authorization: Bearer YOUR_API_KEY"

En het volledige profiel opvragen met het nummer, in elk formaat dat hierboven staat:

curl -s "https://api.kvkbase.nl/v1/be/lookup/0821.015.819?lang=nl" \
  -H "Authorization: Bearer YOUR_API_KEY"

Het antwoord bevat onder meer de naam, de rechtsvorm, het adres, de status en de activiteiten. Elke opzoeking of zoekopdracht kost 1 token. Een misvormd nummer wordt vooraf geweigerd en kost niets.

Een praktisch voorbeeld

Stel dat een nieuwe klant per mail zijn “KBO-nummer 0821 015 819” doorgeeft voor je administratie. Je gaat zo te werk:

1. Haal spaties en punten weg en controleer of het 10 cijfers zijn die met 0 of 1 beginnen.
2. Controleer het controlegetal: 97 min (8210158 mod 97) moet gelijk zijn aan 19.
3. Vraag het profiel op en vergelijk de naam en het adres met wat de klant opgaf.
4. Wil je op btw factureren, bevestig dan het btw-nummer BE0821015819 apart.

Het nummer in dit voorbeeld is illustratief. Doe je dit dagelijks, dan loont het om stap 1 tot 3 in je eigen systeem te automatiseren en de opzoeking pas te laten volgen als het nummer lokaal klopt.

Wat je niet moet verwachten

Een eenmanszaak of ander bedrijf van een natuurlijke persoon heeft ook een ondernemingsnummer. Om privacyredenen tonen we die niet op de publieke pagina’s van KVKBase. Via de API vraag je ze wel op als je het nummer kent. De gegevens zijn officiële Belgische bedrijfsgegevens, bewaard in een kopie zodat opzoekingen snel zijn, en dus niet altijd realtime.

Verder lezen

Een gratis account geeft je 50 tokens per maand om dit uit te proberen. Op de België-pagina vind je een overzicht van alles wat KVKBase voor Belgische bedrijven doet. Wil je weten hoe je een nummer gebruikt om een partner na te kijken, lees dan hoe je een Belgische klant of leverancier controleert. Heb je veel nummers tegelijk, dan helpt bedrijven in bulk controleren. En wil je weten hoe een vestiging zich verhoudt tot de onderneming, lees dan de vestigingseenheid uitgelegd.