Vestigingseenheid uitgelegd: het verschil met het ondernemingsnummer

Een winkelketen heeft tien filialen, een bouwbedrijf een werkplaats en een kantoor, een restaurant maar één adres. Hoe zit dat in de Belgische bedrijfsgegevens? Elk van die plaatsen kan een vestigingseenheid zijn, met een eigen nummer. In deze gids lees je wat dat is, hoe je het nummer herkent en wat je er wel en niet mee doet.

Onderneming en vestigingseenheid

Het ondernemingsnummer identificeert de onderneming: de juridische eenheid die contracten sluit, facturen uitreikt en btw verschuldigd is. Een vestigingseenheid is een plaats waar die onderneming actief is.

Denk aan een bakkerij met een winkel in Leuven en een tweede winkel in Mechelen. Er is één onderneming, met één ondernemingsnummer. Er zijn twee vestigingseenheden, elk met een eigen nummer en adres.

Een vestigingseenheid bestaat dus niet los van de onderneming. Ze heeft geen eigen rechtspersoonlijkheid en kan niet zelf een overeenkomst afsluiten. Je contract sluit je met de onderneming.

Hoe ziet het nummer eruit?

Een nummer van een vestigingseenheid bestaat uit 10 cijfers en begint met een 2. Het wordt geschreven als 2.xxx.xxx.xxx, bijvoorbeeld 2.123.456.789 (een verzonnen voorbeeld). Het ondernemingsnummer begint met 0 of 1, in het formaat 0xxx.xxx.xxx.

Het eerste cijfer is dus een betrouwbare eerste test:

• begint het met 0 of 1, dan gaat het om een onderneming
• begint het met 2, dan gaat het om een vestigingseenheid

Dat verschil is belangrijk wanneer iemand je een nummer aanlevert. Zoek je een nummer dat met 2 begint op als ondernemingsnummer, dan vind je niets. Je moet eerst de onderneming achterhalen waartoe de vestiging hoort.

Waarom heeft een bedrijf meerdere vestigingen?

Er zijn meerdere gewone redenen:

• Meerdere verkooppunten. Winkels, kappers, apotheken of restaurants met meer dan één adres.
• Productie en kantoor gescheiden. De werkplaats ligt op een industriezone, het kantoor in de stad.
• Magazijn of depot. Opslag op een andere locatie dan de verkoop.
• Groei. Een bedrijf opent een extra locatie in een andere gemeente of in een andere regio.

Een onderneming kan dus nul, één of meerdere vestigingseenheden hebben. Een nieuwe vestiging krijgt een nieuw nummer, en wanneer een vestiging sluit, verdwijnt de onderneming niet.

De zetel is niet automatisch een vestiging

Een veelgemaakte denkfout: het adres van de maatschappelijke zetel is niet vanzelf een vestigingseenheid. De zetel is het adres waar de onderneming juridisch gevestigd is, waar bijvoorbeeld post toekomt. Veel kleine vennootschappen zijn gevestigd op het adres van hun boekhouder of op het privéadres van de zaakvoerder, terwijl de eigenlijke activiteit elders plaatsvindt.

Gebruik de zetel dus niet als bewijs dat er op dat adres een winkel of werkplaats is. Kijk naar de lijst van vestigingseenheden in het profiel om te zien waar het bedrijf echt actief is.

Vestigingseenheden lezen in de API

Een volledig profiel via de lookup-endpoint bevat een lijst met vestigingseenheden. Voor elke vestiging krijg je het nummer en het adres.

curl -s "https://api.kvkbase.nl/v1/be/lookup/0821.015.819?lang=nl" \
  -H "Authorization: Bearer YOUR_API_KEY"

Eén lookup kost 1 token, ook als er veel vestigingen in het antwoord staan. In JavaScript haal je de vestigingen er zo uit:

const res = await fetch(
  "https://api.kvkbase.nl/v1/be/lookup/0821015819?lang=nl",
  { headers: { Authorization: `Bearer ${process.env.KVKBASE_API_KEY}` } }
);
const company = await res.json();

for (const est of company.establishments ?? []) {
  console.log(est);
}

Controleer de exacte veldnamen in de API-referentie, want de structuur van een vestiging kan meer velden bevatten dan nummer en adres. Het gaat om officiële Belgische bedrijfsgegevens, bewaard in een kopie, dus ga niet uit van realtime.

Relatie met btw

Het btw-nummer is BE plus de 10 cijfers van het ondernemingsnummer. Een vestigingseenheid heeft er geen eigen. Heeft een bedrijf tien winkels, dan staat op alle facturen hetzelfde btw-nummer, en dat nummer hoort bij de onderneming.

Concreet:

• Factureer je een filiaal, gebruik dan het nummer van de onderneming, niet dat van de vestiging.
• Een btw-controle via VIES doe je met het btw-nummer van de onderneming, zie een btw-nummer controleren in België.
• Geef je een nummer dat met 2 begint aan een btw-tool, dan is het niet geldig als btw-nummer.

Een vestiging van een bedrijf zonder btw-plicht heeft evenmin een btw-nummer. Het feit dat een onderneming bestaat, zegt niet dat ze btw-plichtig is.

Een praktisch voorbeeld

Je krijgt van een nieuwe klant een bestelbon met het nummer 2.345.678.901 en de naam van een filiaal. Wat doe je?

1. Je ziet dat het nummer met 2 begint: dit is een vestigingseenheid.
2. Je vraagt de klant om het ondernemingsnummer, of je zoekt de onderneming op met naam en postcode van het filiaal.
3. Je haalt het profiel van de onderneming op en controleert de status.
4. Je legt de onderneming vast in je administratie en bewaart de vestiging als leveradres.

Zo voorkom je dat je facturen op het verkeerde nummer worden gezet of dat een boekhoudpakket het nummer afkeurt.

Veelgemaakte fouten

• Een vestigingsnummer gebruiken op een factuur. Gebruik het ondernemingsnummer.
• De zetel als vestiging beschouwen. Dat hoeft niet te kloppen.
• Een filiaal als aparte klant aanmaken. Je krijgt dubbele dossiers. Bewaar één klant met meerdere leveradressen.
• Denken dat een gesloten vestiging een stopgezet bedrijf betekent. Controleer de status van de onderneming zelf.

Verder lezen

Een goede basis is het verschil tussen ondernemingsnummer en btw-nummer. Voor het opzoeken zelf lees je ondernemingsnummer opzoeken: de gids, en voor het volledig natrekken van een klant een Belgische klant of leverancier controleren. Je kunt meteen een nummer controleren met de tool voor ondernemingsnummers of de btw-controle. Wie meerdere bedrijven tegelijk wil nakijken, vindt de aanpak in bedrijven in bulk controleren.