Dubbele bedrijven in je CRM opschonen met het KVK-nummer

Zoek in je CRM eens op “Van Dijk”. De kans is groot dat je Van Dijk Beheer B.V., Van Dijk Beheer, Van Dijk bv en een losse “Fietsen Direct” tegenkomt, en dat het allemaal dezelfde klant is. De ene is aangemaakt door sales, de andere kwam binnen via een webformulier, de derde is geïmporteerd uit het boekhoudpakket. Niemand heeft iets fout gedaan, en toch heb je nu vier dossiers, vier openstaande offertes en een accountmanager die niet weet dat zijn collega al drie weken met dezelfde klant belt.

In dit artikel laten we zien hoe je dit oplost met het KVK-nummer: eenmalig opschonen, en daarna zorgen dat het niet terugkomt.

Waarom bedrijfsnamen een slechte sleutel zijn

De meeste CRM’s ontdubbelen standaard op naam, soms aangevuld met domeinnaam of postcode. Dat werkt voor contactpersonen met een e-mailadres, maar niet voor bedrijven. Eén bedrijf heeft in de praktijk meerdere namen: de statutaire naam uit de oprichtingsakte, een of meer handelsnamen, en de variant die een medewerker uit zijn hoofd intikt. Het verschil tussen “B.V.” en “BV” is voor een mens niets, voor een matchingregel is het een ander bedrijf. Het verschil tussen statutaire naam en handelsnaam leggen we uit op de pagina over handelsnaam versus statutaire naam.

Het werkt ook andersom. Twee verschillende bedrijven kunnen bijna dezelfde naam hebben, en dan voeg je per ongeluk de verkeerde samen. Een naam is een label, geen identiteit.

Het KVK-nummer is wel een identiteit. Het bestaat uit acht cijfers, is uniek per inschrijving en verandert niet bij een verhuizing, een nieuwe handelsnaam of een rebrand. Voor bedrijven die in Nederland zijn ingeschreven is het de sleutel die je zoekt.

Stap 1: ken een KVK-nummer toe aan elk bedrijf

Een CRM met alleen namen heeft nog geen KVK-nummers, dus de eerste stap is die erbij zoeken. Begin met de records waar het nummer al staat: op facturen, in het boekhoudpakket, in het adresblok van een offerte of op de website van de klant. Dat levert vaak al een derde tot de helft op.

Voor de rest gebruik je de zoekfunctie van de API met de naam, en filter je de resultaten op de plaats uit je CRM. Neem bij twijfel nooit het eerste resultaat over. Laat een mens bevestigen wanneer er meerdere kandidaten zijn, en toon het adres ernaast, want dat herkent iemand sneller dan een KVK-nummer.

import requests

API_KEY = "jouw_api_sleutel"
HEADERS = {"Authorization": f"Bearer {API_KEY}"}

def zoek_kandidaten(naam: str, plaats: str) -> list[dict]:
    r = requests.get(
        "https://api.kvkbase.nl/v1/search",
        params={"q": naam},
        headers=HEADERS,
        timeout=10,
    )
    r.raise_for_status()
    results = r.json()["results"]
    return [c for c in results if c["city"].lower() == plaats.lower()]

Heb je een lijst met KVK-nummers en wil je de actuele gegevens erbij, dan haal je er per request maximaal 25 op met het batch-endpoint. Een basisopvraag kost 1 token per bedrijf, met verrijking 2. De details staan in de API-documentatie.

Stap 2: groepeer op KVK-nummer en kijk wat je overhoudt

Zodra de nummers erin staan, is ontdubbelen een kwestie van groeperen. Alles met hetzelfde KVK-nummer is één bedrijf. Een export uit je CRM plus een paar regels code geeft je direct een lijst met groepen van twee of meer records.

Daarna komt het echte werk, en dat is niet technisch. Per groep moet je beslissen welk record overblijft en wat er met de rest gebeurt. Een paar vuistregels die in de praktijk goed uitpakken:

• Het record met de meeste activiteit (open deals, recente contactmomenten) wordt de hoofdversie.
• Contactpersonen, notities en deals verhuis je naar die hoofdversie, je gooit ze niet weg.
• Naam, adres en rechtsvorm neem je over uit het Handelsregister, niet uit het record dat toevallig het mooist is ingevuld.
• De oude namen bewaar je als alias, zodat zoeken op “Fietsen Direct” het bedrijf nog steeds oplevert.

Bijna alle CRM’s hebben een merge-functie die dit netjes kan, inclusief het samenvoegen van gekoppelde deals. Gebruik die in plaats van handmatig te kopiëren. En maak vooraf een export, want samenvoegen is in de meeste systemen niet terug te draaien.

De valkuilen die je alleen tegenkomt als je het doet

Eén KVK-nummer, meerdere vestigingen. Een keten met veertig filialen is één bedrijf met veertig vestigingen. Voeg je alles samen op KVK-nummer, dan verdwijnen de losse locaties uit je CRM. Wil je die behouden, bewaar dan het vestigingsnummer op het filiaalrecord en gebruik het KVK-nummer alleen om het moederbedrijf te herkennen. Hoe dat zit lees je in ons artikel over KVK-nummer en vestigingsnummer.

Eenmanszaken. Bij een eenmanszaak is het bedrijf en de persoon dezelfde partij. Het KVK-nummer is er wel, maar dezelfde ondernemer kan meerdere inschrijvingen hebben, bijvoorbeeld voor twee verschillende activiteiten. Dat zijn formeel twee bedrijven, ook al belt er steeds dezelfde persoon.

Concerns en holdings. Moeder en dochter hebben ieder een eigen KVK-nummer en moeten dus gescheiden blijven, ook al zit er dezelfde directeur achter. Wil je de relatie vastleggen, gebruik dan een parent-veld in je CRM in plaats van samenvoegen.

Buitenlandse klanten. Een Duitse of Belgische klant heeft geen Nederlands KVK-nummer. Laat die buiten de ontdubbeling en gebruik daar een ander kenmerk, bijvoorbeeld het btw-nummer.

Opgeheven bedrijven. Soms blijkt dat een van de dubbele records bij een bedrijf hoort dat is uitgeschreven. Dat is geen reden om het weg te gooien, wel om het te markeren. Je wilt weten dat je daar niets meer aan kunt verkopen.

Stap 3: voorkom dat het terugkomt

Opschonen zonder preventie is een jaarlijkse klus. Het blijvende effect zit in het moment van invoer. Zorg dat een nieuw bedrijf alleen kan worden aangemaakt via een zoekveld dat in het Handelsregister zoekt, en sla daarbij het KVK-nummer op. Met de autocomplete van de API typt iemand een paar letters en kiest een bedrijf uit de lijst, waarna naam, adres en nummer ingevuld zijn. Dat is sneller dan vrij intikken en het levert geen varianten op.

Controleer daarna bij het opslaan of dat KVK-nummer al bestaat. Zo ja, dan opent de gebruiker het bestaande bedrijf in plaats van een tweede aan te maken. Bouw je dit niet zelf in je CRM, dan lukt het in de meeste systemen via een webhook of een workflow die bij het aanmaken het KVK-nummer controleert. Een uitgebreider voorbeeld van verrijken bij het aanmaken staat in bedrijfsgegevens in je CRM automatisch verrijken.

Plan daarnaast een periodieke controle in, bijvoorbeeld elk kwartaal. Een korte query die groepeert op KVK-nummer en alles met meer dan één record toont, is genoeg. Zo zie je dubbele records binnen weken in plaats van na twee jaar.

Wat het oplevert

De winst zit minder in een nettere database dan in wat je er daarna mee kunt. Rapportages over omzet per klant kloppen weer, omdat de omzet niet verspreid staat over vier records. Sales belt niet meer twee keer, en facturatie stuurt aan het juiste adres. En als je later wilt weten welke klanten failliet gaan of verhuizen, kun je dat volgen, want je hebt één betrouwbare sleutel per bedrijf.

Wil je hier zelf mee aan de slag? Maak een account aan bij KVKBase, haal je eerste KVK-nummers op en kijk hoeveel dubbele records je CRM bevat. Meer over het koppelen van bedrijfsdata aan je CRM staat op onze pagina over CRM-verrijking.