Belgisch bedrijf controleren voor je zaken doet: checklist
Controleer een Belgisch bedrijf voor je tekent of factureert: bestaan, status, rechtsvorm, adres, btw via VIES, activiteit en rode vlaggen, met voorbeeld.
Een eerste offerte, een nieuwe leverancier, een grote bestelling op factuur: op die momenten wil je zeker zijn dat het bedrijf aan de andere kant echt bestaat en is wie het zegt te zijn. Een controle hoeft niet lang te duren. Met een vaste checklist heb je in enkele minuten een goed beeld. Deze gids loopt de stappen door voor Belgische bedrijven, met een voorbeeld en de rode vlaggen waar je op let.
Waarom een vaste checklist helpt
Zonder checklist controleert iedereen iets anders. De ene kijkt naar de website, de andere vraagt een btw-nummer en iemand anders doet niets omdat het bedrijf er solide uitziet. Een vaste reeks stappen maakt de controle herhaalbaar en je kunt later laten zien wat je op welk moment hebt nagekeken.
Houd de controle proportioneel. Voor een bestelling van enkele tientallen euro volstaat een snelle blik op status en btw. Voor een contract met jaarvolume of een grote vooruitbetaling loont het om alle stappen te doorlopen en het resultaat te bewaren.
Stap 1: vraag het ondernemingsnummer en controleer het
Vraag altijd het ondernemingsnummer, niet alleen de naam. Het is 10 cijfers lang, begint met 0 of 1 en de laatste twee cijfers vormen een controlegetal: 97 min de rest van de deling van de eerste acht cijfers door 97. Een nummer dat daar niet aan voldoet, is verkeerd overgetypt of verzonnen. Hoe dat werkt, lees je in de gids over het ondernemingsnummer.
Weet je het nummer niet, zoek dan met naam en postcode via de gratis opzoektool. Begint het nummer met 2, dan heb je het nummer van een vestiging en niet van de onderneming zelf.
Stap 2: bestaat het bedrijf en is het actief?
Vraag het profiel op. Als het nummer correct is maar onbekend, krijg je geen resultaat. Bestaat het wel, kijk dan naar het veld isActive. true is in orde, false is een rode vlag en null betekent dat de status niet bekend is. Behandel dat laatste als “nakijken” en niet als “goed”.
Kijk ook naar de registratiedatum. Een jong bedrijf is niet verdacht, maar een bedrijf dat zich voorstelt als gevestigde speler en pas vorige maand is ingeschreven, verdient een vraag.
Stap 3: juridische situatie en rechtsvorm
Het veld juridicalSituation laat zien in welke juridische toestand het bedrijf zich bevindt. Normale toestand is wat je wilt zien. Termen als ontbinding, vereffening of faillissement vragen om uitleg voor je verdergaat. Meer daarover lees je in hoe je een faillissement van een bedrijf controleert.
De rechtsvorm zegt iets over de aansprakelijkheid. Bij een BV of NV is de aansprakelijkheid in principe beperkt tot het kapitaal, bij een eenmanszaak niet. Je hoeft er geen conclusies aan te verbinden, maar weet wel met wie je contracteert. Een overzicht staat in rechtsvormen en NACE-codes uitgelegd.
Stap 4: naam en adres
Vergelijk de naam en het adres in het profiel met wat op de offerte, het contract of de website staat. Handelsnamen mogen afwijken van de officiële naam, maar de rechtspersoon die tekent moet herkenbaar zijn. Een postbusadres of een adres dat niets met het bedrijf te maken lijkt te hebben, hoeft niets te betekenen, maar het is een reden om even door te vragen.
Een eenvoudige test: staat de naam waarmee je factureert exact zoals in de officiële gegevens? Fouten daarin leiden later tot discussies over de geldigheid van de factuur.
Stap 5: btw-nummer via VIES
Het btw-nummer is BE plus het ondernemingsnummer, maar niet elke onderneming heeft een actief btw-nummer. Bevestig het daarom apart, bijvoorbeeld met de btw-nummer-tool of via de API met GET /v1/be/validate/vat/{nummer}. Het antwoord komt uit VIES, het officiële Europese systeem, en bevat meestal ook de naam en het adres waarop het nummer staat.
Dat is vooral belangrijk bij zakelijke verkopen over de grens, waar de geldigheid van het btw-nummer bepaalt hoe je factureert. Hoe VIES werkt, staat in btw-nummer controleren via VIES.
Stap 6: past de activiteit bij het bedrijf?
Elke activiteit heeft een NACE-code. De eerste twee cijfers geven de afdeling aan. Past die activiteit bij wat het bedrijf je verkoopt of bij wat het bij je wil kopen? Een bedrijf dat volgens zijn gegevens alleen in vastgoedbeheer actief is en je plots machines aanbiedt, is een vraag waard. Zie ook NACE-codes opzoeken per sector.
Rode vlaggen op een rij
- het nummer bestaat niet of voldoet niet aan het controlegetal
isActiveisfalseof onbekend- de juridische situatie wijkt af van de normale toestand
- de naam of het adres komt niet overeen met de offerte of de factuur
- het btw-nummer is niet geldig in VIES
- de activiteit heeft niets te maken met het aanbod
- de contactpersoon wil zeer snel betalen of leveren buiten het gebruikelijke proces
Eén rode vlag is geen veroordeling. Meerdere tegelijk is een reden om te stoppen en door te vragen.
Een voorbeeld
Je ontvangt een bestelling van een nieuwe klant, “Bakkerij Voorbeeld BV”, met ondernemingsnummer 0821.015.819 (illustratief nummer). Je gaat zo te werk:
curl -s "https://api.kvkbase.nl/v1/be/lookup/0821.015.819?lang=nl" \
-H "Authorization: Bearer YOUR_API_KEY"
curl -s "https://api.kvkbase.nl/v1/be/validate/vat/BE0821015819" \
-H "Authorization: Bearer YOUR_API_KEY"In het profiel lees je dat isActive op true staat, de juridische situatie normaal is en de naam en het adres overeenkomen met de bestelbon. De btw-controle geeft valid: true. Je bewaart beide antwoorden bij het klantdossier, met de datum, en gaat verder. Totaal: 2 tokens. Gaat het later mis, dan kun je laten zien wat je op welk moment wist.
Wat de controle niet doet
Deze checklist toont officiële bedrijfsgegevens. Ze zegt niets over betalingsgedrag, kredietwaardigheid of de kans dat een klant zijn facturen betaalt. De gegevens worden bewaard in een kopie en zijn niet altijd realtime. Voor een grote vordering of een twijfelgeval raadpleeg je aanvullend de officiële bronnen of een gespecialiseerde dienst.
Aan de slag
Met een gratis account heb je 50 tokens per maand, genoeg om deze checklist op een twintigtal bedrijven te proberen. Wil je een uitgebreidere procedure met audit trail, lees dan een Belgische klant of leverancier controleren. Heb je een hele lijst, dan helpt bedrijven in bulk controleren. Een overzicht van alle opties staat op de België-pagina.